Psykologit luetteloiden kirjoittajaa ohjeistamassa

Harvassa asiassa voidaan vetää tarkkoja rajoja, niinpä kahden edellisenkin postauksen typografiaohjeistusten taustalta löytyvät psykologiasta tutut hahmolait (tässä myös suomeksi käsitekartan muodossa).

Kun esitysgrafiikkaa on ryhdytty vakavammassa mielessä tarkastelemaan, teoreettista tukea on haettu samoista suunnista kuin multimediaperustaista opetusmateriaalia tutkittaessa. Ei siis ole ihme, että kaksoiskoodausteoria sekä kognitiivisen kuormituksen käsite ovat keskeisiä. Teorioita en ryhdy tässä tarkemmin selostamaan vaan keskityn lähinnä niiden huomioinnin/huomiotta jättämisen seurauksiin, mutta kiinnostuneille luettavaksi tässä linkit Richard E. Mayerin ja John Swellerin artikkelikokoelmiin. Ellei raskas teoria vedä puoleensa, kannattaa vilkaista ainakin pdf-tiedostoa Five ways to reduce PowerPoint overload, jonka Mayer on kirjoittanut yhdessä meillä vähemmän tunnetun, mutta tutustumisen arvoisen esitysgrafiikkakirjailija-konsultin Cliff Atkinsonin kanssa.

Kaksoiskoodausteorian mukaan ihmisellä on erilliset vastaanottokanavat visuaalisessa ja verbaalisessa muodossa olevalle tiedolle. Kaksoiskoodausteoriaan perustuu suositus, jonka mukaisesti tehokkainta on kuvan ja sanan yhteiskäyttö, kuten esimerkiksi esiintyjän puhuma selostus sitä täydentävän kuvamateriaalin kanssa. Huono vaihtoehto sen sijaan on tekstiä täynnä oleva dia yhdistettynä esiintyjän selostukseen, koska toista kanavaa kuormitetaan tällöin liikaa ja yksipuolisesti. Luettelot ovat päätyneet arvostelun kohteeksi mm. siksi, että niitä luetaan paljon suoraan. Tekstimuotoisen aineiston sisäluku ei ole ainoastaan kuulijan kannalta pitkästyttävää. Se on myös äärimmäisen tehotonta, koska esityksen seuraaja voi lukea saman aineiston itse ja tekee sen paljon nopeammin. Esiintyjää ei oikeastaan edes tarvita, eikä tekstiin keskittyvä ihminen edes pysty kunnolla kiinnittämään häneen huomiota.

Ihmisen työmuistin rajat unohtamalla aiheutetaan kognitiivista kuormitusta. Nimitykset brain dump ja data dump ovat kuvaavia nimityksiä tekstiä täynnä oleville dioille. Esitysaineiston tekijä on tyhjentänyt diaesitykseen suunnilleen kaiken mahdollisen aiheeseen liittyvän ja tämä kaaos syötetään luetteloina sille ressukalle, joka esityksen kohteena sattuu istumaan. Toki asiantuntijayleisö pystyy käsittelemään työmuistissaan laajempia asiakokonaisuuksia kerralla kuin aiheen kanssa ensimmäistä kertaa tekemisissä olevat, joten kohderyhmänsä on tunnettava. Cliff Atkinson on teoksessaan Beyond Bullet Points esitellyt keinoja välttää kognitiivista kuormitusta. Näitä ovat mm. aineiston jakaminen mielekkäisiin osiin ja muistia tukevien visuaalisten vihjeiden käyttäminen. Kun teemme luetteloita, tämä tarkoittaa käytännössä diassa olevan tekstimäärän karsimista. Hyvä idea on myös käyttää lihavointia ja värejä avainsanojen korostamiseen. Ei kuitenkaan pidä innostua liiaksi, sillä ihminen pystyy pitämään mielessään vain rajallisen määrän merkityksellisiä värikoodeja (n. 4 –7). Palaan Atkinsonin ajatuksiin vielä myöhemmin, sillä hänellä on muutakin sanottavaa värien käytöstä.

Kirjassaan Clear and to the Point, 8 Psychological Principles for Compelling PowerPoint Presentations Stephen Kosslyn sanoo luetteloista mm. seuraavaa:

• Luettelon pitäisi sisältää vain avainlauseita ja sen maksimipituus on 2 riviä.

• Katsojalle pitää antaa riittävästi aikaa luettelon lukemiseen.

• Kaikkea esityksen tekstiä ei tarvitse kirjoittaa luettelon muodossa!

Lisäksi Kosslyn suosittaa luettelon kohtien näyttämistä animaation avulla. Tämä voi olla yllätys, sillä eräs esitysgrafiikkaa koskeva perinne on animaatiokielto – ja aivan turhaan! Kosslynin neuvo on näyttää ensin koko luettelo, jonka jälkeen se himmennetään ensimmäistä kohtaa lukuunottamatta. Luettelon näyttämistä jatketaan sopivalla nopeudella kohta kerrallaan ylhäältä alaspäin edeten. (Olen aikaisemmin kirjoittanut postauksen esitysgrafiikan animaatioista, jossa referoin Kosslynin ohjeita. Ne pätevät myös luetteloiden esittämiseen käytetyissä animaatioissa.)

Luettelot typografian näkökulmasta 2

Luettelomerkki tai luetelmamerkki voi olla muodoltaan lähes millainen tahansa, ainakin teknisesti. Onko sitten mikä tahansa merkki luettelomerkkinä toimiva, on aivan toinen juttu. En esimerkiksi suosittelisi käyttämään luettelomerkkinä pientä tassunjälkeä tai hevosenkenkää, en sittenkään, vaikka työnantaja olisi koira- tai ratsastustarvikkeiden maahantuoja. Yksinkertaiset perusmuodot toimivat yleensä parhaiten, koska luettelomerkki itsessään ei ole pääasia vaan sen tarkoitus on osoittaa uuden asiakokonaisuuden alku.

Tekstistä poikkeavan värin käyttö taas on ainakin minun mielestäni paikallaan. Kun omissa diaesityksissäni käytän luetteloita (harvoin), luettelomerkki on "peruspallo", jonka väri on sama kuin oman teemani yläreunassa oleva kapea "minun vihreälläni" väritetty palkki. Jos sisennän luettelon, alemman tason merkki on yksinkertainen "ranskalainen viiva". Ja yksi sisennystaso ensimmäisen lisäksi yleensä riittää. Se, että ohjelmat antavat tehdä esimerkiksi 5 sisennystasoa ei tarkoita sitä, että tätä mahdollisuutta pitää käyttää. PowerPoint käyttäjällä onkin aivan toisenlaisia ongelmia kuin Excel-käyttäjällä. Jälkimmäinen tyypillisesti käyttää puolitoista tuntia työhön johon hän oikean toiminnon tietäessään tarvitsisi vain puoli tuntia. PowerPoint-käyttäjän pitäisi sen sijaan viskata hiiri olan yli ennen kuin ottaa ne pari viimeisintä tehostetta käyttöön.

Vielä muistuttaisin siitä, että numeroita kannattaa käyttää luettelomerkkien tilalla nykyistä useammin. Jos luettelossa korostuu asioiden eteneminen tietyssä järjestyksessä tai vaiheittaisuus, numerot ovat selkeä vaihtoehto.
Luettelomerkin kokoa ei kannata muuttaa tavalla, jota ainakin PowerPoint tarjoaa Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunassa: Koko n % tekstistä.

Jos esimerkiksi Office-teeman pienehkön peruspallukan toivoisi olevan suurempi, on parempi käydä vaihtamassa merkki sellaiseksi, joka on jo lähtökohtaisesti suunniteltu suuremmaksi (merkin pääset vaihtamaan Mukauta-painikkeella). Luettelomerkin koon muuttaminen prosentteina rikkoo luettelomerkin ja kirjainmerkkien keskinäisen linjauksen. Alla olevista kuvista ensimmäisessä merkkiä on pelkästään suurennettu ja se nousee häiritsevästi paikaltaan. Alemmassa kuvassa merkiksi on käyty vaihtamassa perusmuodoltaan kookkaampi ja merkki pysyy paikallaan suhteessa peruslinjaan (=kuvitteellinen vaakaviiva, joka on samassa linjassa kirjainten alareunan kanssa).

 

Kuulostaako tämä jo pikkutarkalta säätämiseltä? Ehkä tai sitten ei. Monta kertaa selkeyden ja toisessa ääripäässä vaikutelman sekavuudesta tuottavat ne pienet asiat, joita ei välttämättä osaa edes nimetä.

Luettelomerkkipostauksia on jäljellä vielä 2: Kognitiivisen psykologian näkökulma ja tunnettujen esitysgrafiikkagurujen näkökulma. Tosin on huomattava, että esimerkiksi typografian näkökulma on myös psykologinen, sillä typografiaohjeistusten taustalla on niitä lainalaisuuksia, jotka vaikuttavat tapaamme tehdä havaintoja ympäristöstä.

Luettelomerkkien jälkeen seuraava esitysgrafiikkapostaus käsittelee sitten värien käyttöä diaesityksissä. Tähän jo Reetta minua bloginsa Onko värillä väliä -artikkelissa houkuttelikin.

Luettelot typografian näkökulmasta 1

Ensimmäiseksi: Luettelomerkkien EI pidä näyttää samanlaiselta, kuin tämän blogin luettelomerkit näyttävät IE 8 -selaimessa (merkki yläviistossa kappaleen vasemmasta ylänurkasta katsoen). Firefoxin kaikki versiot, IE ns. yhteensopivuusnäkymässä, Chrome ja iPhonen Safari näyttävät merkit aivan oikein, joten voinemme todeta ongelman olevan IE 8:n ongelma (vai pitäisikö tästä nyt ymmärtää, että tällä hetkellä käytössä olevat muut selaimet ovat "vanhempia selaimia"?).

*****

Nyt siis vuorossa luettelomerkit diaesityksen ulkoasuun vaikuttavana tekijänä eli näkökulma on typografinen. Tämän aiheen jaoin kahteen artikkeliin, koska katsoin tarpeelliseksi käsitellä myös paria PowerPointin peruskäyttöön liittyvää asiaa luettelokohtien sisennysten ja kappalevälien yhteydessä. Luettelomerkeistä itsestään kirjoitan toisessa osassa.

Työvälineohjelmilla tuotettavan aineiston ulkoasusta puhuessaan ottaa aina riskin maassa, jonka kansanperinteessä elävät mm. seuraavat viisaudet: "Kauneus on pyrkimystä siihen, mikä on turhinta maailmassa" (Hellaakoski) tai PowerPoint-kulttuuriin erityisen sopivasti: "Kaikki on kaunista, kun vaan silmä tottuu" (suomalainen sananlasku). Olen kuitenkin aina painottanut näitä kohtuullisen huoliteltuun ulkoasuun liittyviä asioita luettavuustekijänä. Kyse ei siis ole siitä, että pitäisi kilpailla siitä, kenellä on "hienoimmat" PowerPointit.

Esitysgrafiikkaa koskevat typografiset ohjeet ovat periaatteessa yhdenmukaiset taittotyötä koskevien ohjeiden kanssa. Itkonen muistuttaa Typografian käsikirjassa, että luettelomerkin ja ensimmäisen kirjaimen väliin kuuluu tasavälinen kiinteä välilyönti, joka ei elä muiden sanavälien tapaan. Tämä on PowerPointissa oletusarvoisesti kunnossa. Useimmat luettelokappaleisiin liittyvät ongelmat alkavat silloin kun ryhdytään tekemään omia säätöjä. Näitä on pakko tehdä ainakin silloin kun teksti luetteloon tuodaan jostakin muualta, esimerkiksi leikepöydän kautta, tai luettelomerkkejä halutaan käyttää tavallisessa tekstikehyksessä. Nämä tilanteet tunnistan heti nähdessäni luettelomerkin aivan kiinni tekstissä ja kappaleen toisen rivin alkamassa luettelomerkin alapuolelta. Oikeaoppisesti luettelomerkin ja tekstin erottimena pitäisi olla pieni väli ja toiselle riville jatkuva kappale aloitetaan ensimmäisen rivin tekstin kanssa samasta kohdasta. Kyseessä on siis samanlainen riippuva sisennys kuin tekstinkäsittelyohjelmassa ja se on helppo tehdä viivaimen avulla aivan kuten tekstinkäsittelyohjelmassa. Sisennys ja väli helpottavat lukemista – seikka, jota kiireisen ja paljon diaesityksiä katselemaan joutuvan luulisi arvostavan.

PowerPoint 2010 näyttäisi muuten hoitavan tekstikehystenkin luettelomerkit tyylikkäästi paikoilleen!

Sisennysten säätö viivaimelta on yksi niistä toiminnoista, jotka kuuluvat mielestäni perusosaamiseen. En nyt kerro missä ja milloin, koska yritän muutenkin tosielämän tapahtumiin viitatessani sotkea paikat ja ihmiset jotta kenellekään ei tulisi paha mieli, mutta useammin kuin kerran olen käyttänyt 4 tunnin ei-peruskoulutus -kokonaisuudesta tovin kerratakseni tuota asiaa. Se siitä, että "kaikkihan sitä PowerPointia osaavat käyttää". PowerPoint (Word, Excel) eivät valitettavasti ole aina hanskassa edes nappulatekniikan perustasolla.

Moni amerikanmaan esitysgrafiikkaguru suosittaa luettelon kohdan pituudeksi yhtä riviä. Mielestäni vaatimus on kohtuuton jo pitkiä sanoja sisältävän kielemme vuoksi. Jos tilanne vaatii käyttämään kokonaisia lauseita, luettelosta tulee pakostakin monirivinen. Lyhyttä ilmaisua kannattaa tavoitella, mutta ei ymmärrettävyyden hinnalla. Kyse ei ole ensisijaisesti siitä, miten sen lyhyimmin sanoisi asian vaan miten sen sanoisi selkeimmin (tästä asiasta kannattaa lukea David Silvermanin erinomainen artikkeli When Clarity is Not the Same as Brevity).

Kun luettelon kappaleet ovat monirivisiä, typografiaa ajatteleva kiinnittää huomionsa kappaleväleihin. Ne ovat yksi luettavuustekijöistä auttaessaan hahmottamaan toisiinsa liittyvät rivit yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi. Useimmissa PowerPoint-templatepohjissa kappalevälit ovat kunnossa, mutta on teemoja, (mm. Alkuperäinen, Huippu), joissa rivivälin ja kappalevälin ero voisi olla selkeämpikin. Leikepöytäsiirroissa tai siirreltäessä materiaalia eri ohjelmaversioiden välillä kappalevälit saattavat hävitä ja välttämättä niitä ei alkuperäisessä tekstissä ole ollutkaan. PowerPointin Riviväli-painike toimii omituisesti suurentaen sekä rivi- että kappaleväliä. Jotta saataisiin aikaan selkeä ero rivi- ja kappalevälimääritysten välille, on avattava Kappale-valintaikkuna Riviväli-painikkeen Riviväliasetukset-kohdasta ja määriteltävä molemmat arvot erikseen.

Kappalevälin näkee joskus korvatun tyhjällä rivillä. Tällöin luettelon kohtien väliin jäävä tila on liian suuri. Se ei näytä hyvältä ja syö muutenkin arvokasta tilaa diasta pakottaen ehkä pienentämään fonttikokoa.

Olen myös nähnyt keskitettyjä luetteloita, onneksi kuitenkin harvemmin. Keskitetty luettelo on työläs lukea, koska silmä ei saa etenemiselleen kiintopistettä. Käytännössä vasempaan reunaan tasattu luettelo on paras vaihtoehto, sillä molempien reunojen tasausta ei esitysgrafiikkaohjelmissa saa siististi toteutettua edes sillä tasolla kuin se sopivaa fonttia käytettäessä onnistuisi tekstinkäsittelyohjelmassa.

PowerPointista puuttuva tavutus tuottaa rumia kappaleita etenkin suomenkielisessä tekstissä. Jos liehuvat rivit pahasti häiritsevät, tekstin voi yrittää kirjoittaa toisin sanoin tai kokeilla tekstin koon pieniä muutoksia, paljon muuta ei ole tehtävissä.

Luettelot kielenhuollon näkökulmasta

Edellisessä postauksessa vihjasin, että esitysgrafiikkaohjelmien luetteloteksteillä saattaisi sittenkin olla paikkansa maailmassa. Ei olekaan mielekästä vältellä niitä pakonomaisesti, koska luettelot ovat tietyissä tilanteissa toimiva ratkaisu. Ne sopivat mm.

• tiivistelmien tekemiseen

• kokonaisuuden osien esittämiseen

• kuvaamaan lineaarisesti etenevää ilmiötä.

Kun esitettävässä asiassa korostuu vaiheittaisuus, kannattaa kokeilla luettelomerkkien vaihtamista numeroiksi. Numeroita jostakin syystä kartetaan, vaikka ne olisivat monessa tapauksessa luettelomerkkejä selkeämpi vaihtoehto.

(Tässä välissä on ehkä syytä selventää nimityksiä: Käytän piintyneen tapani mukaan luettelo-nimeä vaikka esimerkiksi Kielikello-lehti käyttää nimeä luetelma. Käsittääkseni nimityksiä voidaan kuitenkin pitää toistensa synonyymeina. Markus Itkonen käyttää Typografian käsikirjassa luettelomerkistä tai -pallosta nimitystä luetelmapallo. Toisaalta hän puhuu tekstinmukaisista sisennyksistä, jolloin "tekstiä edeltää jokin merkki, yleensä numero, ajatusviiva tai luetelmapallo...". )

Ehkä yksi syy esitysgrafiikan luetteloiden epäsuosioon johtuu tavasta, jolla ne laaditaan. Jos luettelot olisivat aina loppuun saakka ajateltuja ja selkeästi kirjoitettuja, mikäs hätä niitä lukiessa. Tyypillinen ongelma luetteloita sisältävissä diaesityksissä on kuitenkin epäyhtenäisyys, joka voi johtua diaesityksen ulkoasuun liittyvistä seikoista, joihin en tällä kertaa puutu. Toinen epäyhtenäisyyden syy voi olla kieliasussa, lähinnä isojen ja pienten kirjainten sekä välimerkkien käytössä. Kun ei tiedetä miten luettelot pitäisi kirjoittaa, ne kirjoitetaan miten sattuu. Lukija kiusaantuu epämääräisyydestä vaikka ei osaisi aina edes sanoa, mikä häntä häiritsee. Tyypillinen esimerkki epäyhtenäisyydestä on esimerkiksi luettelo, jossa on sekaisin kokonaisia tai melkein kokonaisia lauseita ja niiden välissä parin kolmen sanan vajaa rivi. Tavattoman epämiellyttävää luettavaa etenkin jos tällaisia on paljon.

Kielikello-lehden numero 2/2006 on mainio pikaopas kirjoittajille, myös esitysgrafiikan tekijöille. Lehdessä on paljon asiaa välimerkeistä (pitäisipä taas kertailla itsekin!) sekä luetteloiden kirjoittamista koskeva selkeä ohjeistus, jota lainaan tässä hieman tiivistäen.

Luettelon alkuun neuvotaan kirjoittamaan aina johtolause, joka voi olla mm. hyvin muotoiltu dian otsikko. Johtolauseella lukijaa joka tapauksessa johdatellaan dian sisältöön. Johtolauseen rakenne määrää sen käytetäänkö sen jäljessä kaksoispistettä:

• Jos johtolause on täydellinen lause, jota luettelo tavallaan täsmentää, sen loppuun kirjoitetaan kaksoispiste. Tällöin luettelon rivit aloitetaan pienellä ja viimeisen rivin jälkeen lisätään piste. Esimerkiksi "Bonsaipuun kasvattajan on muistettava seuraavat asiat:"

• Kaksoispistettä käytetään myös silloin kun johdantolauseesta puuttuu verbi. Esimerkiksi "Bonsaipuun hoito-ohje:"

• Selvästi otsikonomaisessa yhteydessä kaksoispisteen voi jättää pois, esimerkiksi "Bonsaipuun hoito".

• Kun johtolause on vajaa ja luettelon voi ajatella täydentävän sitä, kaksoispistettä ei myöskään käytetä.

Jokaisen yksittäisen luettelon kohdan (esitysgrafiikkaohjelman kielellä kappaleen) pitää liittyä johtolauseeseen siten, että kohdat ovat keskenään rinnasteiset:

• Luetteloon ei pidä sijoittaa sekaisin yksittäisiä sanoja, vajaita lauseita, kokonaisia virkkeitä ja kappaleita.

• Jos luettelo muodostetaan vajaita lauseita kirjoittamalla, niitä on käytettävä joka rivillä.

• Aikamuotoa ja verbin luokkaa pitää käyttää yhdenmukaisella tavalla.

Luettelon välimerkeistä on sanottu näin:

• Jos kukin luettelon kohta on täydellinen itsenäinen virke, se aloitetaan isolla alkukirjaimella ja lisätään piste loppuun.

• Silloin kun luettelon rivit eivät muodostu itsenäisistä virkkeistä vaan toimivat johdantolauseen sivulauseen tapaan, ne aloitetaan pienellä alkukirjaimella ja piste tulee vain viimeisen kohdan loppuun.

• Luettelon kohtien jäljessä ei koskaan ole pilkkua tai puolipistettä, koska luettelomerkin itsensä katsotaan toimivan välimerkin tapaan.

Ja tietenkin jokaisessa saman esityksen diassa käytetään samanlaisia luettelomerkkejä, mutta tässä ollaankin jo typografian alueella, joka saa jäädä seuraavan kerran aiheeksi.

Pitäisikö luettelomerkit jo armahtaa?

Perinteeksi muodostuneen PowerPoint-kulttuurin mukaista on käyttää paljon luettelomerkkejä ja tämän käytännön kiroaminen on ollut pitkään kriitikoiden lempiaihe. Moni esitysgrafiikkaguru edustaa tyylisuuntaa, jossa luettelomerkeillä on pysyvä porttikielto. Mutta Presentationzen-suuntauksen mukainen tapa käyttää isoa yli dian reunojen valuvaa kuvaa pienimmän mahdollisen tekstimäärän kanssa on saanut sekin kriitikkonsa. Tyyli ei olekaan toimivin ratkaisu liike-elämän arkisissa esitystilanteissa, jotka ovat luonteeltaan vallan muuta kuin suurten tapahtumien ns. keynote-puheenvuorot.

Ymmärrän kuitenkin miksi esitysgrafiikan tekstiluettelot ovat kovan arvostelun kohde. Niitä on käytetty yksinkertaisesti liikaa, koska etenkin PowerPointin aikaisemmat versiot suorastaan ohjasivat tähän. Olen myös toivottanut manalan kellarikerroksiin tekstin automaattisen sovituksen paikkamerkkiin, joka pienentää tekstiä sitä mukaa kun luettelon rivimäärä kasvaa. Seurauksena on paljon pientä pränttiä ja ärtyneitä ihmisiä. Pienen pistekoon luetteloista on tullut yksi "maan tapa" luultavasti siksi, että niitä on nopea tehdä. Yleisöä tässä ei kuitenkaan ole ajateltu ollenkaan. Olen kuullut sanottavan diaesityksen aluksi: "No tää on tämmöistä tajunnanvirtaa jota kirjoittelin näihin dioihin noita artikkeleita lukiessani." Hyvä sylvi! Tajunnanvirta on aika henkilökohtaista ja koska ihmiset ovat lähinnä kiinnostuneita itsestään, epäilen kiinnostaako kenenkään tajunnanvirta edes luettelomerkein höystettynä ketään toista. Kiireisiä ja infoähkyn vaivaamia ihmisiä pitäisi ainakin työkuvioissa säästää tämmöiseltä tajunnavirtapiinalta, lukeekoon vapaaehtoisesti lomalla vaikka Joycen Odysseusta, joka muuten minulta, vaikka kirjahullu olenkin, jäi kesken.

Edellisessä postauksessa linkitin blogiartikkeliin Visuaalisuuden merkitys esityksen pitämisessä. Eräässä sen kommentissa kuvattiin tylsää esitystilannetta osuvasti:

"En jaksanut keskittyä juttuun puolta hetkeä pitempään! Ympärilläni asialliset, kurinalaiset suomalaiset kuulijat kirjoittivat muistiinpanoja kynä höyryten! Jälkeenpäin he kehuivat, miten erinomainen ja ajatuksia herättävä esitys oli ollut. Se oli itselleni yhden sortin heräämisen paikka. Voi nimittäin olla niinkin, että jotkut suomalaisyleisöt ihan oikeasti haluavat bulletpoint-kalvoja ja harmaata lavatyöskentelyä!"

Tätä minäkin joskus olen epäillyt. Ankeutta ja tylsyyttä pidetään ilmeisesti merkkinä vakavasti otettavasta asiallisuudesta. Toisaalta ei pitäisi ottaa ohjeellisena vallitsevaa tilannetta: "Koska esityksissä on paljon luetteloita ja ihmiset niitä kuuliaisesti tuijottavat, tekstiluettelot ovat optimaalinen tapa välittää viesti." Ei sentään. Tämän ajattelutavan mukaisesti televisiossa olisi edelleen vain 2 kanavaa, koulussa opeteltaisiin paljon enemmän asioita ulkoa ja jouluksi pitäisi siivota kaikki komerot (vaikka joulua ei komerossa viettäisikään).

Koska maailmalta kantautuu viestejä, joiden mukaan "iso kuva ja vähän tekstiä" -tyyli on muuttumassa uusiksi luetteloiksi, pitäisi kai vähitellen löytää kohtuullinen välimuoto kuvavoittoisen ja luettelovoittoisen suuntauksen väliltä. Otankin nyt urakakseni tarkastella esitysgrafiikan luettelotekstejä eri näkökulmista seuraavissa postauksissa. Stephen Kosslyn on verrannut luettelomerkkejä suolaan. Joskus ne ovat välttämättömiä, mutta liikaa käytettyinä pistävät irvistämään. Totta. Luettelomerkithän ovat vain työkalu monien muiden vastaavien joukossa.

Keskity olennaiseen, älä stailaa höttöä

Viikonloppuna luin useita esiintymistä ja esitysgrafiikkaa käsitteleviä blogikirjoituksia, mikä ei olisi epätavallista elleivät nuo kirjoitukset olisi löytyneet suomalaisista blogeista. Näinköhän tämä keskustelu olisi saavuttanut Suomenkin? Tähän mennessä ei ole näkynyt juuri muuta kuin ratkutusta PowerPointin kamaluudesta ja tässä taas ei ole kyse esitysgrafiikasta tai esiintymisestä ollenkaan vaan pitkästyttävästä käyttis- ja ohjelmavalmistajafundementalismista, joka ei vie asioita eteenpäin.

Ei oo totta -nimisessä blogissa on edennyt 5-osainen juttusarja, jossa on argumentoitu datatykkiä vastaan. Reetta Kosken postaus Reetta <3 PowerPoint on diaesityksineen raikas puheenvuoro ankeassa ruikutuskulttuurissamme. Reetta vaikuttaa sovittaneen ohjelman henkilökohtaiseksi työkalukseen. Se tavallinen vaihtoehtohan tuntuu ohjelmien kanssa olevan, että kätinän säestyksellä alistutaan tekemään töitä työkalun ehdoilla.

Muita esiintymis/esitysgrafiikka-aiheisia kirjoituksia viime viikolta:

Tuhat sanaa: Esiintyjältä vaaditaan vuorovaikutteisempaa otetta kuin koskaan.

Opeblogi: Kelmukelmit kellistävät kiinnostuksen.

Tarmo.fi: Visuaalisuuden merkitys esityksen pitämisessä.

Kerron nyt erään oman kokemukseni hyvästä esityksestä, joka on tosin muutaman vuoden takaa. Kyseisen tilaisuuden jälkeen olen nähnyt paljon hyviä ja huonoja esityksiä, joissa on käytetty sekä hyvää että huonoa esitysgrafiikkaa ja esiinnytty myös ilman esitysgrafiikkaa (tosin harvemmin). Haluan kertoa nimenomaan tuosta tapahtumasta siksi, että se auttoi konkreettisesti huomaamaan miten mieleenpainuvan puheenvuoron pitäminen ei ole kiinni lennokkaasta esiintymistyylistä, aineiston ulkoisesta näyttävyydestä tai esitysgrafiikan käytöstä ollenkaan.

Olin opintovapaalla saadakseni ikuisuusprojektina roikkuneen toisen tutkintoni (KM) valmiiksi. Meneillään oli metodikurssi, joka oli edennyt laadullisiin menetelmiin. Kurssin kuluessa olin seurannut diaesitysten varassa eteneviä luentoja, joista osa oli toteutettu hyvin, osa kehnosti. Vuorossa oli tutkija, jonka erityisalaa oli elämänkerrallinen metodi. Hän ilmestyi luokkatilaan, istui alas ja ryhtyi puhumaan. Ensimmäisistä lauseista lähtien kuuntelin keskittyen ja tarkkaavaisena, vaikka etukäteen aihe ei ollut erityisesti kiinnostanut. Kaveri oli ihan tavallinen suomalainen mies, joka kertoi itselleen tärkeästä asiasta siten kuin se hänelle luontevaa oli. Hän luki veljensä kirjan esipuheen, jossa tämä kertoi luontokuvaajan uraansa vaikuttaneesta lapsuuden tapahtumasta. Hän luki katkelmia kirkkoisä Augustinuksen elämänkerrasta. Nämä täydensivät upeasti luentoa, jonka aikana ei näytetty dian diaa, ei kalvon kalvoa. Tuon luennon aikana tein olemattoman vähän muistiinpanoja, piirsin kaksi kuvaa.

Tentissä vastasin kyseisen luennon aihetta koskevaan kysymykseen usean valinnaisen kysymyksen joukosta. Mieleeni oli jäänyt paljon enemmän aidosta ja vähäeleisestä esityksestä kuin jäi PowerPointein ryyditetyistä ehkä lennokkaamistakin luennoista. En tunne puheviestinnän teorioita enkä osaa analysoida tilannetta sellaisten näkökulmasta. Oman tulkintani mukaan luennoitsija oli läsnä ja puhui aiheesta, joka oli hänelle tärkeä ja antoi sisällön ohittaa oman itsensä korostamisen.

Nyt joku varmasti sanoo, että kuvien piirtäminen osoittaa minun olevan visuaalisesti ajatteleva ihminen ja muistin asiat tentissä kuvien ansiosta. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, koska sanojen välityksellä operointi on minulle luontevaa varmaankin samalla tavalla kuin se on lukemattomille muille tietyllä tavalla koulutetuille ihmisille. Olen kylläkin paljon pohtinut onko yksipuolinen sanoihin turvautuminen vain koulu- ja opiskeluaikana omaksuttu huono tapa, joka saattaa jopa estää syvällistä ymmärtämistä.

Usein hyvistä esimerkkeinä esiintymisestä mainitaan TED-konferenssin videotaltioinnit. Tuttua tavaraa, olen suorastaan TED-videoaddikti! Mielestäni eräs tehokas ja mieleenpainuva esitys on aivotutkija Jill Bolte-Taylorin puheenvuoro, jossa hän kuvaa kokemusta omasta aivoinfarktistaan. Videota on näkynyt upotettuna blogeihin jo niin paljon, että se tuntuu kliseeltä. Ehkä se ei kuitenkaan sitä ole vielä näissä kotimaan ympyröissä, joten otanpa riskin: Linkki videoon. Reetta Koski muuten muisteli, että havaintoaineistona käytetyt aivot eivät olisi oikeat ihmisaivot, vaikka sellaisen käsityksen videosta saattaa saada. Bolte-Taylor käyttää tehokkaasti elekieltä hyväkseen. Huomaa myös Bolte-Taylorin vaatimaton esitysgrafiikka, joka kuitenkin sopii kokonaisuuteen.

On paljon suhteellisen yksinkertaisia keinoja, joilla omaa esitysaineistoaan voi selkiyttää ja parantaa - näitä olen koonnut mm. uuteen kirjaani. Hyvä esitys on kuitenkin kokonaisuus, jossa käytetty havaintomateriaali ja esitystapa sopivat yhteen esiintyjän oman persoonan kanssa. Hyvän esityksen pitää ihminen joka tietää kuka hän on ja mikä on hänelle tärkeää. Ellei näitä juttuja ole selvittänyt, ei paljon auta viimeisen päälle viilattu esitystekniikka tai oman itsensä ja esitysaineiston stailaaminen.

Mitä uutta tuo Microsoft Office PowerPoint 2010

Olen kirjoittanut kirjassani Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys diaesityksen jakamisesta mielekkäisiin osiin. Mitä pidemmästä esityksestä on kyse, sitä enemmän hyviä syitä on hahmottaa se pienempinä osina sen sijaan, että tekee pläjäyksen, jossa kaikki on sekaisin kuin vaalirahakytkennät. Siksi ilahduttaa, että PowerPoint 2010 tarjoaa nyt työkalun tähän tarkoitukseen. Osia (sections) voidaan nimetä ja niitä voidaan tarkastella joko pelkkien otsikoiden tasolla tai avaamalla osa kerrallaan. Esityksen tekijää osajako voi auttaa hahmottamaan oma aineistonsa johdonmukaisesti etenevänä kokonaisuutena (kirjoitan "voi auttaa", koska eihän mikään työkalu tee sellaista, mihin ihmisellä ei ole itsellään kiinnostusta). Esityksen aikana pääsee siirtymään suoraan haluamaansa osaan eli tässä toiminto muistuttaa mukautettuja diaesityksiä - tiedättehän toiminnon, jolla diaesityksen sisälle voitiin luoda useita lyhyempiä diaesityksiä. PowerPointissa on ollut ihan alusta alkaen ns. jäsennysnäkymä, jossa esitystä on voinut katsella otsikoiden muodostamana tekstirunkona. Se ei kuitenkaan ole sama asia kuin osat eikä toimi yhtä hyvin esityksissä, jotka koostuvat etupäässä kuvallisesta aineistosta.

Videon käyttö esityksissä on jo tavallinen käytäntö ja tähän puoleen on satsattu versiossa 2010. Videoleikkeen saa istumaan esitykseen luontevasti siten, että se todella näyttää diaesityksen osalta eikä ysärityyliseltä upotetulta objektilta. Tässä PowerPointin videota esittelevä You Tube -leike.

Myös paikan päällä tapahtuva videon muokkaus onnistuu. Trim-työkalulla voidaan rajata leikkeestä näytettäväksi vain se mikä esitystilanteessa tarvitaan. Lisäksi videoleikkeeseen saadaan alku- ja loppuhäivitykset ja videosta voidaan valita tietty kohta aloituskuvaksi. Nämä ovat toki aikaisemminkin olleet mahdollisia PowerPointilla näytettävissä videoleikkeissä, mutta vain jos on jaksanut tehdä editointityöt jollakin erillisellä ohjelmalla.

PowerPoint 2010 -esityksen voi myös muuntaa videoksi. Tätä testasin diaesityksellä, johon oli määritelty melko monimutkainen animaatio ja taustaselostus. Kun aikani värkkäsin asetusten kanssa, sain diaesityksen toistumaan kuten halusin, oletusasetuksin animaatiot olisivat jääneet liian nopeiksi.

Jonkin aikaa sitten vinkkasin Posterous-sivullani Broadcast Slide Show -toiminnosta. Se on yhteydessä Windows Live -palveluun, jonka tunnuksella voi julkaista diaesityksensä PowerPoint Live -esityksenä. Esityksen tekijä lähettää kutsun niille, joiden haluaa näkevän esityksensä. Kutsussa on linkki, jota napsauttamalla esityksen voi katsella. Yrityskäyttöön on luvattu vastaavanlainen sisäisessä verkossa suljettuna toimiva palvelu.

Edellä mainittujen lisäksi PowerPoint 2010 -käyttäjän työtä tulevat helpottamaan kaikki Office-ohjelmille yhteiset uudet toiminnot. Joitakin näistä olen esitellyt postauksissa: Mitä uutta tuo Microsoft Office 2010 ja Office 2010 auttaa hajamielistä.

Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelmaa esittelee artikkeli: Mitä uutta tuo Microsoft Office Word 2010.